Báo giá tổ chức sự kiện chi tiết từng hạng mục

Tổ chức sự kiện là một công việc phức tạp, đòi hỏi sự tỉ mỉ, chuyên nghiệp và khả năng quản lý tài chính hiệu quả. Một trong những khâu quan trọng nhất của quá trình này là lập báo giá chi tiết và chính xác. Tuy nhiên, nhiều người vẫn còn mơ hồ về các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí sự kiện, dẫn đến việc dự trù ngân sách không sát thực tế và phát sinh nhiều khoản chi phí ngoài ý muốn. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về quy trình báo giá tổ chức sự kiện và những lưu ý quan trọng để bạn có thể dự trù ngân sách một cách hiệu quả.

Lưu ý quan trọng: Chi phí của sự kiện không phụ thuộc vào loại sự kiện

Nhiều người cho rằng chi phí tổ chức sự kiện phụ thuộc chủ yếu vào loại hình sự kiện, ví dụ như tiệc cưới sẽ tốn kém hơn hội thảo hay sinh nhật. Tuy nhiên, trên thực tế, chi phí của một sự kiện không phụ thuộc hoàn toàn vào loại hình mà phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác như quy mô, địa điểm, thời gian, số lượng khách mời, các hạng mục dịch vụ đi kèm và chất lượng của từng hạng mục đó.

Ví dụ, một bữa tiệc gala dinner nhỏ với số lượng khách mời hạn chế, được tổ chức tại nhà hàng có chi phí vừa phải, sẽ có tổng chi phí thấp hơn một hội thảo quy mô lớn, kéo dài nhiều ngày, có sự tham gia của các diễn giả nổi tiếng và được tổ chức tại một trung tâm hội nghị cao cấp. Do đó, việc xác định rõ các hạng mục chi phí cần thiết cho từng sự kiện cụ thể là vô cùng quan trọng, thay vì chỉ dựa vào loại hình sự kiện để ước tính chi phí. Để có một cái nhìn chi tiết về các hạng mục cần thiết, bạn có thể tham khảo báo giá tổ chức sự kiện từ các đơn vị uy tín.

6 yếu tố ảnh hưởng đến báo giá tổ chức sự kiện 

Để có được bản báo giá chi tiết và chính xác, bạn cần xác định rõ các hạng mục sau:

Thứ nhất là số lượng người tham gia

Đây là một trong những yếu tố quan trọng nhất ảnh hưởng đến chi phí của sự kiện. Số lượng người tham gia sẽ quyết định đến quy mô của địa điểm tổ chức, số lượng bàn ghế, đồ ăn, thức uống, quà tặng, nhân viên phục vụ và các cơ sở vật chất cần thiết khác. 

Thứ hai là địa điểm tổ chức (trong nhà hay ngoài trời)

Địa điểm tổ chức sự kiện là một yếu tố then chốt ảnh hưởng đến chi phí. Việc lựa chọn địa điểm trong nhà hay ngoài trời sẽ kéo theo những yêu cầu và chi phí khác nhau.

• Trong nhà: Chi phí thuê địa điểm trong nhà thường bao gồm tiền thuê hội trường, phòng họp, nhà hàng hoặc trung tâm sự kiện. Ngoài ra, có thể có các chi phí phát sinh như trang thiết bị âm thanh, ánh sáng, sân khấu, phí dịch vụ và phí quản lý.

• Ngoài trời: Tổ chức sự kiện ngoài trời có thể mang lại không gian thoáng đãng và gần gũi với thiên nhiên, nhưng cũng đòi hỏi nhiều chi phí hơn để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ. Các chi phí phát sinh có thể bao gồm tiền thuê đất, chi phí lắp đặt nhà bạt, mái che, hệ thống làm mát hoặc sưởi ấm, sàn sân khấu, hệ thống điện dự phòng, nhà vệ sinh di động và các biện pháp bảo vệ khỏi các yếu tố thời tiết như mưa, nắng, gió.
  • ​Đặc biệt, diện tích mái che và khung nhôm là những hạng mục quan trọng cần được tính toán kỹ lưỡng để đảm bảo không gian sự kiện được bảo vệ tốt nhất. Để dự trù chi phí cho các sự kiện ngoài trời, bạn nên tham khảo kỹ báo giá tổ chức sự kiện từ các nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp.

Thứ ba, báo giá tổ chức sự kiện hạng mục sân khấu và âm thanh, ánh sáng

Sân khấu, âm thanh và ánh sáng là những yếu tố không thể thiếu trong nhiều sự kiện, đặc biệt là các sự kiện có biểu diễn nghệ thuật, hội nghị hoặc lễ ra mắt sản phẩm. Chi phí cho các hạng mục này phụ thuộc vào quy mô của sân khấu, chất lượng và số lượng thiết bị âm thanh, ánh sáng, cũng như các dịch vụ đi kèm như thiết kế sân khấu, lắp đặt, vận hành và điều khiển. Nếu sự kiện có sự tham gia của ca sĩ, MC, nhóm nhảy hoặc các nghệ sĩ biểu diễn khác, chi phí này sẽ còn tăng lên đáng kể. Báo giá chi tiết cần liệt kê rõ ràng các thiết bị âm thanh, ánh sáng được sử dụng, thời gian sử dụng, số lượng nhân viên kỹ thuật và các yêu cầu đặc biệt khác.

Thứ 4 là hệ thống an ninh

Đối với các sự kiện có quy mô lớn, có sự tham gia của nhiều người hoặc có tính chất quan trọng, việc đảm bảo an ninh là vô cùng cần thiết. Chi phí cho hệ thống an ninh bao gồm chi phí thuê nhân viên bảo vệ, lắp đặt camera giám sát, cổng từ, máy dò kim loại và các thiết bị an ninh khác. Số lượng nhân viên an ninh và các thiết bị cần thiết sẽ phụ thuộc vào quy mô của sự kiện, địa điểm tổ chức và mức độ rủi ro tiềm ẩn.

Thứ 5 là chương trình biểu diễn văn nghệ 

Nếu sự kiện của bạn có chương trình biểu diễn văn nghệ, đây sẽ là một hạng mục chi phí đáng kể. Chi phí này bao gồm việc thuê ca sĩ, MC, nhóm nhảy, ban nhạc hoặc các nghệ sĩ biểu diễn khác. Mức cát-xê của các nghệ sĩ sẽ khác nhau tùy thuộc vào danh tiếng, thời gian biểu diễn và các yêu cầu đặc biệt khác. Ngoài ra, bạn cũng cần tính đến chi phí quản lý nghệ sĩ, chi phí âm thanh, ánh sáng hỗ trợ cho các tiết mục biểu diễn và các chi phí hậu cần khác liên quan đến chương trình văn nghệ.

Cuối cùng, các chi phí khác khi báo giá tổ chức sự kiện 

Ngoài các hạng mục trên, còn có rất nhiều chi phí khác có thể phát sinh trong quá trình tổ chức sự kiện, bao gồm:

• Chi phí vận chuyển: Chi phí thuê xe đưa đón khách mời, vận chuyển thiết bị, đạo cụ.

• Chi phí xin giấy phép: Chi phí xin giấy phép tổ chức biểu diễn, giấy phép quảng cáo và các loại giấy phép khác theo quy định của pháp luật.

• Chi phí thiết kế và in ấn: Chi phí thiết kế và in ấn thiệp mời, backdrop, banner, standee, tờ rơi, brochure và các ấn phẩm quảng cáo khác.

• Chi phí truyền thông và quảng bá: Chi phí quảng cáo trên các kênh truyền thông, tổ chức họp báo, mời người nổi tiếng tham gia sự kiện.

• Chi phí phát sinh: Các chi phí phát sinh khác như chi phí thuê người mẫu, PG, PB, chi phí quà tặng cho khách mời, chi phí trang trí, chi phí hậu cần và các chi phí không lường trước được.

Như vậy, có thể thấy rằng việc lên báo giá tổ chức sự kiện là một quá trình phức tạp, đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng và tính toán chi tiết của rất nhiều hạng mục. Chi phí của mỗi hạng mục không chỉ phụ thuộc vào số lượng và chất lượng, mà còn phụ thuộc vào thời điểm đặt dịch vụ, nhà cung cấp và các yếu tố thị trường khác.

Làm thế nào để tối ưu hóa chi phí tổ chức sự kiện?

Để đảm bảo sự kiện diễn ra thành công và nằm trong ngân sách dự kiến, bạn nên tìm đến các nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Với kinh nghiệm và chuyên môn của mình, họ có thể giúp bạn:

• Lên kế hoạch chi tiết cho sự kiện.

• Tư vấn và lựa chọn các hạng mục dịch vụ phù hợp với nhu cầu và ngân sách.

• Tìm kiếm và làm việc với các nhà cung cấp uy tín với mức giá cạnh tranh.

• Quản lý và kiểm soát chi phí một cách hiệu quả.

• Xử lý các vấn đề phát sinh một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp.

📹 Tham khảo một số sự kiện nổi bật do Timtour tổ chức 

Timtour - đơn vị tổ chức sự kiện tại Hà Nội chuyên nghiệp và uy tín với rất nhiều dự án thành công cùng phản hồi tích cực của khách hàng. Chúng tôi có đầy đủ năng lực pháp lý, với đội ngũ nhân sự giàu năng lực và sáng tạo, cùng sự minh bạch trong báo giá tổ chức sự kiện và sự chỉn chu trong từng khâu chuẩn bị, giám sát, giải quyết phát sinh. Đừng ngần ngại liên hệ với Timtour theo tổng đài 1900.0039 để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất. Timtour sẽ giúp bạn tổ chức một sự kiện thành công, tối ưu hóa chi phí và mang dấu ấn riêng của doanh nghiệp.