Tổ chức sự kiện Hội nghị nhà chung cư tại Hà Nội

I. CÁC CƠ SỞ PHÁP LÝ:
 

II. CÁC BƯỚC CỦA HỘI NGHỊ NHÀ CHUNG CƯ:
 

1. Đón tiếp Khách mời, Đại biểu tham dự Hội nghị

• Kiểm tra tư cách Đại biểu và tổng hợp số lượng Đại biểu tham dự Hội nghị, phát bộ tài liệu Hội nghị cho Đại biểu tham dự.
• Khai mạc Hội nghị, tuyên bố lý do tổ chức Hội nghị, giới thiệu các thành phần tham dự.
• Giới thiệu Tổ Kiểm tra tư cách Đại biểu.
• Báo cáo kết quả kiểm tra tư cách Đại biểu tham dự Hội nghị.
• Giới thiệu và thông qua danh sách Đoàn Chủ tịch, Ban Kiểm phiếu, Tổ Thư ký Hội nghị.

2. Thông qua Chương trình Hội nghị

• Thông qua Dự thảo Quy chế tổ chức Hội nghị nhà chung cư 
• Thông báo quyền biểu quyết của Chủ đầu tư tại Hội nghị nhà chung cư

3. Bầu Ban quản trị nhà chung cư theo nhiệm kỳ 

• Thông qua Dự thảo Quy chế bầu Ban quản trị nhà chung cư 
• Công bố danh sách ứng viên Ban quản trị.
• Bỏ phiếu bầu Ban quản trị.

4. Trình bày và thông qua các Tờ trình tại Hội nghị

• Tờ trình 01: Dự thảo Quy chế tổ chức Hội nghị nhà chung cư 
• Tờ trình 02: Dự thảo Quy chế bầu Ban quản trị nhà chung cư 
• Tờ trình 03: Dự thảo Quy chế hoạt động Ban quản trị nhà chung cư 
• Tờ trình 04: Dự thảo Quy chế thu chi tài chính Ban quản trị nhà chung cư 
• Tờ trình 05: Dự thảo Nội quy quản lý, sử dụng nhà chung cư 
• Tờ trình 06: Tờ trình Kế hoạch bảo trì nhà chung cư 
• Tờ trình 07: Tờ trình Giá dịch vụ tiện ích phần sở hữu chung nhà chung cư 
• Tờ trình 08: Tờ trình Giới thiệu đơn vị quản lý vận hành.
• Hướng dẫn và tiến hành điền Phiếu biểu quyết thông qua các Tờ trình.

5. Thảo luận, tranh luận và các phúc đáp, trả lời các đại biểu tham dự hội nghị (nếu có)

6. Chủ đầu tư báo cáo công tác quản lý, vận hành, bảo trì giai đoạn trước khi Ban quản trị chưa được thành lập

7. Công bố kết quả kiểm phiếu bầu Ban quản trị và danh sách thành viên Ban quản trị trúng cử

• Công bố Quyết định của Chủ đầu tư cử đại diện tham gia Ban quản trị.
• Ban quản trị ra mắt và phát biểu trước Hội nghị.

8. Đại diện cơ quan chính quyền địa phương tham dự hội nghị phát biểu ý kiến (nếu có)

9. Công bố kết quả kiểm phiếu biểu quyết thông qua các tờ trình tại Hội nghị

10. Thông qua Biên bản, Nghị quyết Hội nghị

11. Bế mạc Hội nghị

III. DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN HỘI NGHỊ NHÀ CHUNG CƯ

1. Dịch vụ tư vấn

• Nghiên cứu hồ sơ pháp lý liên quan, nghiên cứu các tài liệu mà Chủ đầu tư cung cấp cho người mua nhà, các hợp đồng mua bán và các tài liệu liên quan khác.
• Họp cư dân để thảo luận nắm bắt các vấn đề còn tồn lại, các xung đột lợi ích và đưa ra các kế hoạch cùng với đó là phương án khác nhau trong quá trình tổ chức.
• Soạn thảo các bộ quy chế liên quan để Hội nghị nhà chung cư, cùng với cư dân làm việc với Chủ đầu tư để góp ý dự thảo, nghiên cứu tài liệu bộ 5 quy chế, đàm phán và đưa lại phương án tối ưu.
• Quy chuẩn bộ Quy chế dùng cho Hội nghị nhà chung cư và lên kế hoạch cũng như kịch bản chi tiết cho Hội nghị nhà chung cư.

2. Dịch vụ tổ chức sự kiện cho Hội nghị nhà chung cư

• Chuẩn bị mặt bằng, lắp đặt nhà bạt, bàn, ghế sự kiện, Backdrop, bàn ghế, sân khấu, thiết bị âm thanh ánh sáng,… cho sự kiện
• Các trang thiết bị khác như: Standee, băng rôn, máy chiếu, màn hình chiếu, bục phát biểu, hòm phiếu, giấy, nước uống.
• Tiệc teabreak cho sự kiện (tùy theo nhu cầu thực tế)
• Ngoài ra tùy theo nhu cầu mỗi chung cư, khu dân cư có thể thêm các tiết mục biểu diễn giúp cho sự kiện trở nên hấp dẫn, thú vị.
• Điều hành mọi hoạt động hậu cần của sự kiện theo kịch bản đã thiết lập.

3. Kinh nghiệm thực tế