Kinh nghiệm tổ chức tất niên Gala Dinner, tiệc cuối năm

I. Gala Dinner là gì?
 

 

II. Vai trò và mục đích của việc tổ chức Gala Dinner dịp cuối năm
 

• Tri ân và động viên: Đây là dịp để bày tỏ lòng biết ơn đến những đóng góp của khách hàng, đối tác và nhân viên.
• Xây dựng tinh thần đoàn kết: Gala Dinner giúp tăng cường sự gắn kết giữa các thành viên trong công ty, tạo ra một môi trường làm việc tích cực.
• Nâng cao hình ảnh doanh nghiệp: Một buổi Gala Dinner được tổ chức chuyên nghiệp sẽ góp phần xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và đẳng cấp của doanh nghiệp.
• Tổng kết và nhìn về tương lai: Gala Dinner là dịp để nhìn lại những thành công đã đạt được, đồng thời đặt ra những mục tiêu mới cho năm tới.
   

III. Kinh nghiệm tổ chức Gala Dinner, tiệc cuối năm
 

1. Lập danh sách khách mời

• Xác định số lượng và phân loại khách mời: Xác định rõ số lượng khách mời để lựa chọn địa điểm phù hợp. Sau đó, phân loại khách mời để có những hình thức mời và bố trí đón tiếp khác nhau.
• Thông tin liên hệ: Cập nhật đầy đủ thông tin liên lạc của khách mời để gửi thiệp mời và thông báo các thay đổi nếu có.
• Sắp xếp chỗ ngồi: Lên danh sách chỗ ngồi cụ thể, ưu tiên những vị trí đẹp cho khách VIP.
   

 

2. Ấn định thời gian tổ chức

• Thời điểm: Cuối năm, trước các kỳ nghỉ lễ lớn để tạo không khí hào hứng, phấn khởi.
• Thời gian: Buổi tối, từ 18h đến 22h là khoảng thời gian phù hợp.
• Đặt cọc: Nên đặt cọc địa điểm sớm để đảm bảo được địa điểm ưng ý và tránh tình trạng tăng giá.
   

3. Lựa chọn địa điểm

• Sức chứa: Địa điểm cần đảm bảo đủ không gian cho số lượng khách mời.
• Không gian và trang trí: Chọn địa điểm có không gian phù hợp với chủ đề của buổi tiệc, dễ dàng trang trí và tạo không khí ấm cúng.
• Vị trí: Nên chọn địa điểm dễ tìm, thuận tiện cho việc di chuyển của khách mời.

 

4. Chuẩn bị thực đơn

• Ngân sách: Xác định ngân sách cho mỗi suất ăn để lựa chọn thực đơn phù hợp. Hiện nay, nhiều công ty có xu hướng lựa chọn thực đơn có giá từ 350.000 đến 500.000đ/khách, đảm bảo cả về số lượng và chất lượng cho buổi tiệc.  
• Thực đơn đa dạng: Nên có nhiều món ăn khác nhau để đáp ứng khẩu vị của mọi người.
• Vệ sinh an toàn thực phẩm: Làm việc kỹ lưỡng với nhà hàng, hết sức chú trọng đến vấn đề vệ sinh an toàn thực phẩm, đảm bảo sức khỏe và ấn tượng tốt đẹp cho các khách mời. 
   

 

5. Xây dựng chủ đề chương trình

• Chủ đề: Thống nhất lựa chọn chủ đề phù hợp với văn hóa doanh nghiệp và mục tiêu của buổi tiệc.
• Slogan: Đặt một slogan ấn tượng để tạo điểm nhấn cho chương trình.
• Trang trí: Trang trí không gian theo chủ đề đã chọn để tạo sự đồng nhất và ấn tượng.

6. Thống nhất kịch bản chương trình

• Cấu trúc: Thường cấu trúc của chương trình  này gồm hai phần chính: phần lễ và phần hội. Ngoài ra là tiệc dùng bữa. 
• Nội dung: Xây dựng các tiết mục văn nghệ, trò chơi, hoạt động giao lưu hấp dẫn.
• MC: Chọn MC chuyên nghiệp, có khả năng dẫn dắt chương trình linh hoạt và hài hước càng tốt.
• Âm thanh, ánh sáng: Đảm bảo hệ thống âm thanh, ánh sáng hoạt động tốt để tạo không khí sôi động.